E-mail

Di dunia bisnis email sangatlah penting, email merupakan slah satu alat yang di gunakan untuk mengirim pesan anatara perusahaan satu dengan perusahaan lain. Email merupakan peran penting dalam dunia bisnis yang berfungsi untuk :

a.       Memudahkan Komunikasi

b.      Memperkenalkan Profil Perusahaan

c.       Menjadikan Sarana Perusahaan

d.      Menjadikan Sarana Publikasi

e.       Memudahkan Memberikan Informasi

f.       Menimbulkan kesan sebagai perusahaan professional.

Itulah beberapa beberapa tahapan yang ada pada dunia bisnis. Dimulai dari wawancara, public speaking, loby dan nego, manajemen meeting, public relation dan komunikasi bisnis. Semuanya saling berkaitan dan email di gunakan sebagai alat untuk penyampaian pesan mengenai kerjasama, proposal dan lainnya. 

Outbound Indonesia

Model Proses Komunikasi

1.      Sumber (Source) pesan yang menentukan tujuan komunikasi dan menetapkan sasaran komunikasi. Pemasar membuat tujuan kampanye iklan dan promosi dan mengarahkan kampanye itu pada segmen sasaran tertentu.

2.      Proses (Encoding), adalah penyandian tujuan di atas menjadi sebuah pesan. Agensi iklan merancang pesan yang disandikan dalam bentuk iklan. Pesan disandikan wiraniaga dalam bentukpresentasi penjualan.

3.      Pengiriman (Transmission) pesan melalui media agar dapat men-jangkau audiens sasaran.Penyebaran komunikasi pemasaran bisa lewat media massa, komunikasi getok tular dariwiraniaga, atau selebaran direct-mail yang dikirimkan pada sasaran.

4.      Proses Decoding oleh penerima agar pesan dapat dipahami Dua pertanya-an utama adalah apakah konsumen menafsirkan pesan seperti yang diinginkan pengiklan, dan apakah pesan berdampak positif pada sikap dan perilaku konsumen.

5.      Umpan Balik (Feedback) atas efektivitas komunikasi pemasaran kepada sumber.

Selain bebrapa hal di atas tidak mungkin jika bisnis dapat berjalan dengan lancar tanpa bantuan orang lain karena pada dasarnya manusia memang saling membutuhkan bantuan orang lain. Semakin berkembangnya zaman kini untuk melakukan komunikasi dengan orang dapat di lakukan dengan jarak jauh melalui bantuan  internet. Email adalah salah satu media yang di sambungkan melalui internet untuk mengirim pesan.

askan setiabudi

Public Relation

Public Relation merupakan bagian dari organisasi yang berfungsi untuk menjaga dan membina hubungan baik antara instansi dengan masyarakat umum atau publik beserta dengan konsumenya. Public Relation  juga menjaga hubungan baik internal perusahaan, yaitu mencoba menjaga hubungan baik  antara semua pegawai  kerja dan karyawan baik dari top manajemen hingga pegawai dengan status pangkat paling rendah di perusahaan tersebut.

Berikut fungsi  Public Relation secara umum :

1.      Menumbukan rasa bangga dan citra perusahaan yang menguntungkan

2.      Mensosialisasi kebijakan / program dalam memproduksikan layanan

3.      Menanamkan pengertian dan menciptakan kerja sama dengan karyawan/publik

4.      Meredam dan menetralkan isu-isu

5.      Menciptakan kerja sama dengan badan /lembaga/instansi terkait dan pemerintah.

6.      Menciptakan komunikasi yang harmonis disalam organisasi dan unitnya.

7.      Mendeteksi masalah dalam keuangan

8.      Mendorong persiapan SDM yang cakap dan profesional.

Komunikasi pemasaran adalah salah satu kegiatan pemasaran yang berusaha menyebarkan informasi, pengetahuan, dan atau mengingat pasar sasaran atas parusahaan maupun produk agar bersedia menerima, membeli, dan setia kepada produk yang ditawarkan produsen.

Pada kenyataannya tidak semua konsumen mengetahui bagaimana cara untuk memenuhi kebutuhannya atau tidak menyadari adanya produk yang mampu memenuhi kebutuhannya. Konsumen mungkin akan aktif mencari informasi tersebut.   Pada sisi lain produsen menyadari situasi tersebut sehingga berusaha mengirim dan menyebarkan informasi tentang produk (adanya produk baru, manfaat dan kegunaan produk, harga, dimana dan kapan dapat dibeli, dsb) kepada mereka.

Tips Indonesia

Public Speaking

Setelah dapat melobi dan negosiasi di harapkan orang yang telah melobi akan dapat melakukan manajemen meeting yang artinya dapat mengambil sebuah keputusan suatu masalah bersama. Tujuan dari manajemen meeting sendiri :

1.      Mendapat perubahan dalam lingkungan

2.      Memcahkan masalah atau mencari jalan keluar

3.      Menyampaikan informasi , perintah atau pernyataan

4.      Alat koordinasi antar intern dan ekstern

5.      Orang-orang yang telah bersangkutan akan berpatisipasi kepada masalah yang terjadi

Masalah yang telah umum dalam meeting yakni, lambat memulai meeting. Terlambat memang bukan hal yang asing di dengan di Negara kita, solusi yang tepat untuk mengatasi keterlambatan meeting adalah mengonfirmasi kepada para undangan untuk datang tepat waktu atau memberi informasi untuk hadir 5 menit sebelum memulai meting.

Setelah mengatasi masalah dalam meting dan semua keputusan telah berjalan dengan lncar maka meeting akan di lakukan penutupan, namun sebelum itu hendaknya melakukan beberapa langkah penutupan yaitu :

1.      Merangkum Keputusan

2.      Menyimpulkan Rapat

3.      Menindaklanjuti Rapat

4.      Menyetujui Notulen Rapat

Langkah-langkah menutup meeting bertjuan agar keputusan masalah yang ada terselesaikan dan dapat di pecahkan secara bersama.

Outbound Indonesia

Manajemen Meeting

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Rapat di bagi menjadi 2 yaitu rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, dan Rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan.

Ada beberapa hal yang harus dipersiapkan dalam merencanakan suatu meeting, antara lain:

1.      Menjelaskan tujuan, satu atau kombinasi tujuan rapat harus ditentukan agar rapat efektif.

2.      Mengantisipasi hasil adalah hasil yang diduga diperoleh dari suatu rapat dengan tujuan tertentu.

3.      Memilih rencana tindakan, yang berkaitan dengan hasil yang diduga akan diperoleh

Tindakan dalam Meeting :

1.      Mengembangkan Agenda (membuat topik yang dibahas sesuai dengan tujuan rapat)

2.      Memepertimbangkan Waktu (lamanya rapat antara 1 sampai 2 jam).

3.      Mempertimbangkan perencanaan lain ( menyiapkan bahan rapat,dll.)

askansetiabudi

Wawancara Dalam Bisnis

Wawancara merupakan salah satu syarat aktivitas yang paling utama untuk terjun di dunia bisnis karena dengan melakukan tahap wawancara seorang pemilik bisnis akan mendapat keterangan atau pendapat menegnai sesuatu hal yang di perlukan.  Wawancara sendiri memiliki arti percakapan yang lebih terstruktur (more structed) dengan melakukan wawancara akan lebih di tekankan untuk mendapatkan informasi.

Sebelum melakukan wawancara hendaknya orang yang akan menginterview menerapkan fasenya. Contoh wawancara pekerjaan :

1.      Menetapkan Tujuan

Dengan menetapkan tujuan orang yang akan menginterview mempelajari hal-hal mengenai pelamar dan subyek atau pekerjaan yang di tawarkan. Menetapkan spesifikasi pepkerjaan yang akan di tawarkan dan berdasarkan beberapa hal yang di maksud.

2.      Menciptakan Hubungan

Untuk bebrapa orang ada fase yang akan membuatnya merasa tegang biasanya untuk mengatasi hal ini pewawancaralah yang harus menciptakan hubungan dengan pelamar. Dengan cara melemparkan seyuman pada orang yang akan di wawancara dan mengajak berjabat tangan hal itu akan sedikit mengurangi rasa tegang pelamar.

3.      Menetapkan Tujuan

Tahap ini seorang pelamar akan memberikan pengertian pada pelamar tentang keinginan atau kebutuhan sebuah perusahaan. Karena seringkali masalah timbul masalah timbul di sebabkan pewawancara mengansumsikan bahwa tujuan-tujuan yang di harapkannya sudah jelas bagi pelamar.

4.      Tahap Tanya Jawab

Setelah melakukan beberapa tahapan di atas, maka di mulai pembicaraan mengenai subyek yang ingin di ketahui dari pelamar. Skema yang baik harus mengikuti sebuah kronologi yang tepat yaitu dimulai dengan latar belakang pendidikan dan aktivitas pelamar, di lanjutkan dengan pengalaman pekerjaan (bila ada) dan yang terakhir mengenai aktivitas pekerja.

5.      Tahap Meringkas

Pada saat melakukan sesi wawancara maka akan terjadi pertukaran informasi kemungkinan wawancara yang telah di lakukan akan mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan tujuan tetapi mungkin saja informasi yang di dapat juga tidak relevan. Sehingga perlu di lakukan tahapan meringkas oleh pewawancara agar mendapatkan informasi yang sesuai.

6.      Tahap Evaluasi

Setelah semua tahap telah di lakukan, tahap terakhir yang harus di lakukan adalah mengavaluasi semua hasil wawancara dan di rangkum secara keseluruhan tanpa harus di tambah maupun di kurangi.

Dalam proses wawancara terdapat beberapa tekhnik anatara lain, wawancara langsung dengan menggunakan tekhnik ini seorang pewawancara menggunakan daftar pertanyaan yang telah di bua sebelumnya. Wawancara tidak langsung, seorang pewawancara memberikan rangsangan atau umpan kepada pelamar untuk berbicara, dengan cara seperti ini setiap orang pelamar akan mendapat pertnyaan yang berbeda. Wawancara berpola merupakan campuran antar wawancara langsung dan wawancara tidak  langsung. Tekhnik ini menggunakan daftar pertanyaan yang telah di persiapkan tetapi juga memberikan umpan kepada pewawancara sehingga seorang pelamar akan mengembangkan jawaban-jawabannya. 

Tips Indonesia

Lobi dan Negoisasi

Lobi adalah suatu kegiatan dari komunikasi yang dilakukan untuk meyakinkan orang lain untuk suatu tujuan tertentu, baik itu sebuah lembaga pemerintahan maupun suatu organisasi tertentu.

Tiap aktifitas lobi mengandung dua elemen utama, yakni kontak dan pengaruh, dimana pada tiap lobi selalu diawali dan diakhiri dengan “kontak”. Orang yang melakukan lobi disebut lobbyist.

Negosiasi adalah suatu proses perundingan antara para pihak yang berselisih atau berbeda pendapat tentang sesuatu permasalahan dengan tujuan untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak.

Perbedaan :

Negoisasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal, dan terikat oleh tempat, waktu, serta tidak dapat dilakukan secara terus menerus dalm jangka waktu yang panjang sedangkan lobi melalui diskusi informal, lobi tidak terikat oleh tempat, waktu, serta dapat dilakukan secara terus menerus dalam jangka waktu yang panjang.

Persamaan :

1.      Bertujuan untuk mempengaruhi seseorang atau sekelompok orang mengenai suatu hal.

2.      Suatu pendekatan yang paling efektif untuk mengatasi atau menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan

Hambatan proses Nego dan Lobi :

1.      Masalah dalam mengembangkan pesan dikarenakan munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima. Juga adanya pertentangan emosi, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2.      Masalah dalam menyampaikan pesan.

3.      Masalah dalam menerima pesan dapat terdeteksi seperti persaingan antara penglihatan dengan pendengaran atau suara, suasana yang tidak nyaman, lampu yang mengganggu, konsentrasi yang tidak terpusat.

4.      Masalah dalam menafsirkan pesan dipengaruhi oleh perbedaan latar belakang, penafsiran kata dan perbedaan reaksi emosional.

outboundindonesia.com